Stowarzyszenie jest zakładane na zebraniu założycielskim przez co najmniej 7 osób. Stowarzyszenia mogą tworzyć obywatele polscy, mający pełną zdolność do czynności prawnych (osoby, które ukończyły 18 lat i nie są ubezwłasnowolnione) i nie pozbawieni praw publicznych. Małoletni poniżej 16 r.ż. mogą należeć do stowarzyszenia, jeśli wyrażą na to zgodę ich przedstawiciele ustawowi (np. rodzice), nie mogą jednak korzystać z biernego i czynnego prawa wyborczego. Natomiast małoletni w wieku 16-18 lat (mający ograniczoną zdolność do czynności prawnych) mogą należeć do stowarzyszenia oraz korzystać z biernego i czynnego prawa wyborczego, ale w składzie zarządu danego stowarzyszenia większość muszą stanowić osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych. Jeżeli jednak jednostka organizacyjna stowarzyszenia zrzesza wyłącznie małoletnich, mogą oni wybierać i być wybierani do władz tej jednostki. Cudzoziemiec, niemający zameldowania na terytorium Polski, może wstąpić do stowarzyszenia, którego statut przewiduje taką możliwość. Cudzoziemcy, mający zameldowanie w naszym kraju, mogą tworzyć stowarzyszenia zgodnie z przepisami obowiązującymi obywateli polskich.
W zebraniu założycielskim musi wziąć udział co najmniej 7 osób. Staną się one członkami założycielami danego stowarzyszenia. Warto zaprosić kilka osób więcej, gdyby okazało się, że ktoś z jakiejś przyczyny nie dotrze na zebranie. Żeby sprawnie przeprowadzić zebranie należy wcześniej ustalić różne szczegóły organizacyjne: wybrać miejsce i ustalić termin zebrania, znaleźć osobę, która sprawnie poprowadzi zebranie, a także osobę, która spisze protokół z zebrania i przygotuje niezbędne dokumenty.
Przed zebraniem założycielskim przygotowujemy:
- projekt statutu,
- listę członków założycieli (zgodnie z art. 12 ustawy Prawo o stowarzyszeniach podaje się "miejsce zamieszkania", ale zdarza się, że KRS żąda podania adresu zameldowania. Prócz tych danych można na liście założycieli można pod numer dowodu osobistego, PESEL (obowiązek ich zamieszczenia nie wynika z ustawy Prawo o stowarzyszeniach, ale często sędziowie w KRS oczekują ich podania). Listę możemy mieć od razu pełną lub możemy ją uzupełnić o brakujące informacje przed zebraniem lub w trakcie zebrania. Wygodnie jest, jeśli ta sama lista zawiera (też) oświadczenie członków założycieli o: posiadaniu obywatelstwa polskiego, pełnej zdolności do czynności prawnych i pełni praw obywatelskich).
- teksty uchwał, które muszą być podjęte w trakcie zebrania. Uchwały można wpisać do protokołu zebrania lub dołączyć jako załączniki do protokołu. Wszystkie uchwały stanowiące załączniki do protokołu zebrania podpisuje przewodniczący zebrania i protokolant (sekretarz).
Wszystkie dokumenty należy przygotować w trzech egzemplarzach. Dwa składane są do sądu, a jeden zostaje w dokumentacji organizacji. Za formalności związane z rejestracją odpowiada zarząd stowarzyszenia. Jego członkowie muszą wypełnić właściwe formularze oraz skompletować wymagane dokumenty i załączniki. Zarząd powinien też dopilnować, aby został spisany protokół z zebrania założycielskiego.
Wzory dokumentów niezbędnych do założenia stowarzyszenia:
UCHWAŁA O POWOŁANIU STOWARZYSZENIA
UCHWAŁA W SPRAWIE PRZYJĘCIA STATUTU STOWARZYSZENIA
UCHWAŁA W SPRAWIE WYBORU ZARZĄDU STOWARZYSZENIA
UCHWAŁA W SPRAWIE WYBORU KOMISJI REWIZYJNEJ
STATUT STOWARZYSZENIA
LISTA ZAŁOŻYCIELI STOWARZYSZENIA
PROTOKÓŁ Z ZEBRANIA ZAŁOŻYCIELSKIEGO
Zgodnie ze statutem stowarzyszenia wśród członków zarządu wybierany jest na pierwszym posiedzeniu zarządu prezes. Na pierwszym posiedzeniu komisji rewizyjnej wybierany jest natomiast przewodniczący. Wzory uchwał poniżej:
UCHWAŁA ZARZĄDU W SPRAWIE WYBORU PREZESA ZARZĄDU I NADANIA FUNKCJI
UCHWAŁA KOMISJI REWIZYJNEJ W SPRAWIE WYBORU PRZEWODNICZĄCEGO KOMISJI REWIZYJNEJ I NADANIA FUNKCJI
Z każdego posiedzenia zarządu czy komisji powinny być sporządzone następujące dokumenty:
- lista obecności (może być zawarta w protokole z posiedzenia, zwłaszcza jeśli zarząd czy skład komisji jest niewielki, np. trzyosobowy),
- protokół zawierający listę poruszanych podczas posiedzenia spraw i podjętych decyzji, dokumentujący intencje, które kierowały członkami zarządu przy podejmowaniu uchwał; uchwała bowiem to suchy tekst, a z protokołu można poznać przebieg dyskusji prowadzącej do jej podjęcia,
- podjęte w trakcie posiedzenia zarządu czy komisji uchwały precyzyjnie opisujące treść decyzji, opatrzone datą i podpisane przez upoważnione osoby. Warto je numerować, bo ułatwia to pracę i odszukiwanie uchwał po pewnym czasie od ich podjęcia.
Źródło: poradnik.ngo.pl
